Jak napsat formální email: stavba, formulace a 4 vzory

Formální e-mail má sedm částí: výstižný předmět, oslovení v 5. pádě, první větu o tom, kdo píše a proč, jádro v jednom až třech krátkých odstavcích, konkrétní prosbu s termínem, závěrečný pozdrav a podpis celým jménem. Celý text se má vejít na jednu obrazovku, obvykle tedy do 150 slov. Za S pozdravem se nepíše čárka ani tečka.

Ve zkratce

• Předmět říká, o co jde, ještě před otevřením zprávy: Žádost o potvrzení o studiu, ne Dotaz.
• Oslovení stojí na samostatném řádku, je v 5. pádě a končí čárkou: Vážená paní Dvořáková,
• První věta po oslovení začíná malým písmenem a představí pisatele i důvod zprávy.
• Jedna zpráva řeší jednu věc a končí jednou jasnou prosbou, nejlépe s termínem.
• Za pozdravem S pozdravem ani za podpisem se nepíše žádné znaménko.
• Smajlíky, hovorové zkratky a slova psaná celá velkými písmeny do formální zprávy nepatří.

Stavba formálního e-mailu krok za krokem

Podle Internetové jazykové příručky Ústavu pro jazyk český platí pro e-mail, který slouží jako úřední nebo obchodní dopis, stejné zásady úpravy jako pro dopis na papíře. E-mail jen využívá možnosti elektronické pošty: heslovité vyjádření obsahu, které v dopise stojí nad oslovením, nahrazuje pole Předmět.

Předmět zprávy

Do předmětu patří tři až sedm slov, která pojmenují věc a případně i to, co od adresáta čekáte: Žádost o prodloužení termínu seminární práce, Dotaz k nabídce z 3. března, Reklamace objednávky 2458. Samotné Dotaz nebo Prosba adresátovi nic neřeknou a zpráva se později špatně dohledává. Slovo Věc se před předmět nepíše.

Oslovení

Každý oficiální e-mail je podle příručky náležité začít oslovením v 5. pádě: Vážený pane Nováku, Vážená paní doktorko, Vážený pane řediteli. Funkce a titul mají přednost před příjmením a obojí najednou se nepíše. Jednotlivé tvary příjmení, tituly i oslovení více lidí rozebírá samostatný text o tom, jak oslovit adresáta e-mailu.

První věta: kdo jsem a proč píšu

Adresát, který vás nezná, potřebuje hned vědět, s kým mluví a co se po něm chce. Stačí jedna věta: jsem studentka druhého ročníku oboru historie a obracím se na Vás kvůli termínu zkoušky. Úřadu a firmě pomůže číslo jednací, objednávky nebo smlouvy. Omluvy za vyrušení a dlouhé úvody vynechte.

Jádro v jednom až třech odstavcích

Každý odstavec má jednu myšlenku: co se stalo, co už jste udělali, co potřebujete. Odstavce se oddělují prázdným řádkem. Jeden e-mail má řešit jednu věc. Dvě nesouvisející záležitosti pošlete raději dvěma zprávami, každou s vlastním předmětem. Delší podklady patří do přílohy.

Konkrétní prosba a termín

Poslední odstavec říká, co má adresát udělat a do kdy. Místo budu ráda za jakékoli informace napište prosím o potvrzení termínu do 14. března. Termín zdůvodněte půlvětou. Den a měsíc pište celé, pravidla shrnuje text o tom, jak se píše datum.

Závěrečný pozdrav

Závěrečný pozdrav je samostatný odstavec. Za nevětnými formulemi S pozdravem, S přátelským pozdravem nebo S přáním pěkného dne se podle Internetové jazykové příručky nepíše žádné interpunkční znaménko a totéž uvádí databáze odpovědí jazykové poradny. Celá věta se ukončuje tečkou: Děkuji Vám za odpověď a přeji hezký den.

Podpis

Podepisuje se jménem a příjmením v tomto pořadí, jméno se nezkracuje a za podpisem se tečka nepíše. Pod jméno přidejte funkci nebo ročník a obor, název firmy či školy a telefon. Čtyři řádky stačí, citáty a obrázky zprávu jen prodlužují.

Hotové formulace pro každou část

Formálnější sloupec volte pro úřad, školu a první kontakt, méně formální pro člověka, se kterým si už píšete.

Dobrý den, nebo Vážený pane

Příručka uvádí, že se v e-mailech vedle oslovení s přívlastkem Vážený užívá i pozdrav s oslovením, tedy Dobrý den, pane Procházko. Čím je ale komunikace oficiálnější, tím spíše má přednost Vážený. Pro žádost úřadu nebo první zprávu vyučujícímu je proto jistější Vážený pane, pro běžnou pracovní domluvu obstojí Dobrý den.

Čtyři vzory formálního e-mailu

Jména, data a čísla ve vzorech nahraďte vlastními a předmět přepište podle své věci.

Dotaz úřadu

Předmět: Dotaz k žádosti o příspěvek na kompostér, č. j. 1234

Vážená paní, vážený pane,

dne 3. února jsem na Váš odbor podala žádost o příspěvek na kompostér, která je vedena pod číslem jednacím 1234. Ráda bych se zeptala, zda je k jejímu vyřízení potřeba doplnit ještě nějaký doklad.

Pokud ano, prosím o sdělení, o jaký doklad jde a jakým způsobem ho mohu doručit.

Děkuji Vám za odpověď.

S pozdravem

Jana Nováková
Lipová 12, Kolín
tel. 600 000 000

E-mail vyučujícímu

Předmět: Žádost o náhradní termín zápočtového testu, Úvod do statistiky

Vážený pane docente,

jsem student druhého ročníku oboru sociologie a navštěvuji Váš čtvrteční seminář Úvod do statistiky. Zápočtového testu 12. prosince se nemohu zúčastnit, protože jsem na stejný den objednán na lékařské vyšetření.

Chtěl bych Vás požádat o náhradní termín. Přizpůsobím se kterémukoli dni, který Vám bude vyhovovat, a potvrzení od lékaře Vám předložím.

Děkuji Vám za vstřícnost.

S pozdravem

Petr Novák
sociologie, 2. ročník

Žádost firmě

Předmět: Žádost o opravený doklad k objednávce 2458

Vážená paní Dvořáková,

obracím se na Vás kvůli objednávce číslo 2458 z 5. května. Na zaslaném dokladu je uvedena chybná dodací adresa, správná je Lipová 12, Kolín.

Prosím o vystavení opraveného dokladu a jeho zaslání na tuto e-mailovou adresu do 20. května, kdy doklad potřebuji předat účetní. Původní doklad posílám v příloze.

Děkuji Vám za vyřízení.

S pozdravem

Jana Nováková

Zdvořilé připomenutí

Předmět: Připomenutí: žádost o opravený doklad k objednávce 2458

Dobrý den, paní Dvořáková,

dovoluji si navázat na svou zprávu z 6. května, ve které jsem žádala o opravený doklad k objednávce 2458. Odpověď jsem zatím nedostala, a proto se připomínám.

Doklad potřebuji nejpozději 20. května. Dáte mi prosím vědět, zda je to možné?

Děkuji a přeji Vám hezký den.

Jana Nováková

Úřad, škola, firma a neznámý člověk

Čím méně vás adresát zná, tím přesněji se v první větě představte.

Když jméno adresáta neznáte

Pro zprávu instituci nabízí příručka oslovení Vážená paní / Vážený pane nebo Vážené paní, vážení pánové, s velkým písmenem jen v první části. V e-mailu neznámému adresátovi považuje mnoho lidí za zdvořilý i samotné Dobrý den.

Stížnost, omluva a žádost o práci

Reklamaci a nespokojenost rozebírá návod, jak napsat věcnou stížnost, odpověď na inzerát text o tom, jak sestavit motivační dopis. Právní stránku podání úřadům tento článek neřeší, týká se jen jazyka a úpravy.

Odpověď a připomenutí bez odpovědi

Odpovídá se do stejného vlákna a původní předmět se nemění. I v odpovědi zůstává oslovení a podpis, zkracuje se jen úvod.

Jak odpovědět

Začněte tím, na co reagujete: děkuji za Vaši zprávu a zaslané podklady. Odpovězte na všechny položené otázky. Pokud věc vyřídil, hodí se krátká zpráva s díky, formulace nabízí text o tom, jak napsat poděkování.

Jak se připomenout

Připomenutí pošlete jako odpověď na vlastní původní zprávu. Uveďte datum první zprávy, jednou větou zopakujte prosbu a připojte termín. Výčitky vynechte. Jak dlouho čekat, žádná jazyková příručka nestanoví. Rozumné je několik pracovních dnů, u spěšné věci je rychlejší telefon.

Co do formálního e-mailu nepatří

Formální zpráva se píše spisovně a celými větami. Vše, co působí jako zpráva z chatu, ubírá žádosti na vážnosti.

Smajlíky a emotikony

Jazyková poradna Ústavu pro jazyk český ve své databázi odpovědí uvádí, že emotikony se užívají výhradně v neformální komunikaci, a norma pro úpravu dokumentů je proto vůbec neřeší. Do zprávy úřadu, škole ani firmě tedy nepatří. Zdvořilost vyjádří slova prosím a děkuji.

Zkratky a hovorové výrazy

Vynechte zkratky z rychlých zpráv (dík, jj, nz), text bez diakritiky a nespisovné tvary. Běžné zkratky jako např., tj., č. j. nebo tel. jsou v pořádku.

Velká písmena a vykřičníky

Podle Internetové jazykové příručky není pro češtinu typické zdůrazňovat slova velkým počátečním písmenem, ke zvýraznění slouží tučné písmo nebo kurziva. Celé věty psané velkými písmeny a řady vykřičníků čte adresát jako křik.

Pravopis, úprava a odeslání

Formální e-mail se posílá jako prostý text bez barev a ozdobných písem. Před odesláním přečtěte zprávu ještě jednou celou, včetně předmětu a jména adresáta. Pište z adresy, která obsahuje vaše jméno, a příjemce doplňte až nakonec, aby nedopsaný text neodešel omylem. Kde adresát žádá vlastnoruční podpis, patří text do dopisu na papíře.

Oslovení, čárka a Vy

Správně je Vážený pane Nováku, ne pane Novák. V pozdravu Dobrý den, pane Nováku, stojí čárka před oslovením i za ním a další řádek začíná malým písmenem. Tvary Vy, Vám, Váš se podle příručky píšou v dopise s velkým písmenem, ať píšete jednomu člověku, nebo kolektivu. Podrobnosti má text o tom, kdy se píše velké Vy.

Přílohy

Na přílohu upozorněte v textu, jinak ji adresát může přehlédnout: v příloze zasílám kopii dokladu. Soubor pojmenujte srozumitelně, například Novakova_zadost.pdf, a před odesláním zkontrolujte, že je opravdu připojen.

Kopie a skrytá kopie

Do pole Komu patří ten, od koho čekáte odpověď nebo vyřízení. Do pole Kopie ten, kdo má být jen informován. Skrytá kopie se hodí pro hromadnou zprávu lidem, kteří se neznají.

Sedm chyb, které se ve formálních e-mailech opakují

1. Prázdný nebo nic neříkající předmět. Místo Dotaz napište, čeho se dotaz týká.
2. Příjmení v 1. pádě. Správně Vážený pane Nováku, ne Vážený pane Novák.
3. Velké písmeno po oslovení. Za čárkou věta pokračuje malým písmenem.
4. Chybějící představení. Adresát neví, kdo píše, a musí se doptávat.
5. Prosba bez termínu. Zpráva bez data se odkládá na později.
6. Čárka za S pozdravem. Mezi pozdravem a podpisem se nepíše nic.
7. Zapomenutá příloha. Text na ni odkazuje, ale soubor chybí.

Ostatní školní útvary i praktické texty srovnává přehled slohových útvarů.

Časté otázky

Jak začít formální e-mail?

Oslovením na samostatném řádku v 5. pádě a s čárkou, například Vážená paní Dvořáková, nebo Vážený pane docente, na dalším řádku pak malým písmenem větou, která řekne, kdo píše a proč.

Píše se za S pozdravem čárka?

Nepíše. Podle Internetové jazykové příručky se za nevětným závěrečným pozdravem, jako je S pozdravem nebo S přáním pěkného dne, nepíše žádné interpunkční znaménko. Tečka se nepíše ani za podpisem.

Je Dobrý den ve formálním e-mailu v pořádku?

Ano, pozdrav spojený s oslovením, například Dobrý den, pane Nováku, většina lidí vnímá jako zdvořilý. Čím je ale komunikace oficiálnější, tím spíše má přednost oslovení s přívlastkem Vážený.

Co napsat do předmětu e-mailu?

Tři až sedm slov, která pojmenují věc a případně číslo, podle kterého ji adresát dohledá, například Žádost o opravený doklad k objednávce 2458. Samotné slovo Dotaz nebo prázdný předmět nestačí.

Jak dlouhý má být formální e-mail?

Měl by se vejít na jednu obrazovku, tedy přibližně do 150 slov. Delší podklady patří do přílohy.

Jak oslovit vyučujícího v e-mailu?

Nejvyšším titulem nebo funkcí bez příjmení: Vážený pane profesore, Vážená paní docentko, Vážený pane doktore. Titul a příjmení zároveň není podle Internetové jazykové příručky obvyklé.

Jak zdvořile připomenout e-mail bez odpovědi?

Odpovězte na svou původní zprávu, uveďte datum, kdy jste ji poslali, jednou větou zopakujte prosbu a připojte termín. Výčitky do připomenutí nepatří.

Můžu ve formálním e-mailu použít smajlík?

Ne. Podle jazykové poradny Ústavu pro jazyk český se emotikony užívají výhradně v neformální komunikaci. Ve zprávě úřadu, škole nebo firmě vyjádří vstřícnost slova prosím a děkuji.