Jak napsat motivační dopis: stavba, formulace a čtyři vzory

Motivační dopis má čtyři části: oslovení konkrétního člověka, důvod, proč se hlásíte právě na tuto pozici, jeden doložený příklad toho, co umíte, a výzvu k setkání. Vejde se do tří až čtyř odstavců, tedy na půl až jednu stranu A4. Neopakuje životopis, vysvětluje, proč se k sobě hodíte vy a toto místo.

Ve zkratce

• Rozsah: půl až jedna strana A4, tři až čtyři odstavce.
• Oslovte jménem toho, kdo výběr vede: Vážená paní Dvořáková, a pokračujte malým písmenem.
• První odstavec říká, na co reagujete a proč vás zajímá tato firma.
• Druhý odstavec stojí na jednom konkrétním dokladu s číslem nebo výsledkem.
• Poslední odstavec nabízí setkání.
• Každý dopis pište pro jednu nabídku a posílejte ho jako PDF pojmenované příjmením.

Stavba motivačního dopisu krok za krokem

Vzor Úřadu práce ČR i Kariérní centrum Univerzity Karlovy popisují stejnou kostru: oslovení, úvod s pozicí, odstavec o motivaci a předpokladech a zakončení se zájmem o pohovor. Každý odstavec má jeden úkol a žádný nepřepisuje životopis.

Oslovení

Zjistěte jméno člověka, který výběr vede. Bývá v inzerátu nebo na kariérních stránkách a portál EURES uvádí, že osobní oslovení uchazeči přičítá body. Píše se v 5. pádě a s čárkou, například Vážený pane Nováku, a pro případ, že jméno nezjistíte, nabízí Internetová jazyková příručka oslovení Vážené paní, vážení pánové. Tvary příjmení a tituly rozebírá text o oslovení v e-mailu a dopise.

Úvod: proč tahle pozice

První věta jmenuje pozici a místo, kde jste nabídku našli. Druhá říká, proč vás zajímá právě tato firma: znáte její výrobek nebo vám ji doporučil někdo, kdo tam pracuje. Stačí jedna věc, kterou byste o jiné firmě napsat nemohli.

Jádro: co nabízíte a jeden doklad

Vyberte z inzerátu jeden nebo dva požadavky a ukažte, kde jste je už splnili. Jeden příklad s číslem nebo viditelným výsledkem přesvědčí víc než pět přídavných jmen. Místo jsem zkušená obchodnice napište, kolik klientů jste měla na starosti.

Zakončení: výzva k setkání

Nabídněte osobní setkání nebo telefonát, napište, kdy jste k zastižení, a upozorněte na přílohy. Pokud nabídce v něčem neodpovídáte, třeba úvazkem, řekněte to tady sami.

Pozdrav a podpis

Dopis uzavírá pozdrav S pozdravem na samostatném řádku, bez čárky a bez tečky, a pod ním jméno a příjmení v tomto pořadí. Za podpisem se podle jazykové příručky tečka nepíše.

Délka a rozdíl proti životopisu a průvodnímu e-mailu

Kariérní centrum Univerzity Karlovy doporučuje rozsah půl až jedné strany A4 a nejméně tři odstavce, portál EURES nejvýš tři až čtyři odstavce. Výrazně delší dopis podle kariérního centra působí opačně, než pisatel zamýšlel: jako tlak. Určí-li zaměstnavatel nebo škola vlastní rozsah, platí jejich zadání. Dopis posílejte vždy, když ho inzerát žádá, a také když firmě píšete bez vypsané nabídky.

Hotové formulace a věty, které nic neříkají

Do formulací v tabulce dosaďte vlastní údaje. Tón volte podle inzerátu: na formálně psanou nabídku odpovídejte formálně, na uvolněnou můžete volněji, vykání ale zůstává.

Čím nahradit prázdné věty

Úřad práce ČR radí nepsat opsané fráze a kariérní centrum upozorňuje, že stále stejné obraty personalisty nebaví číst. Prázdnou větu by mohl podepsat kterýkoli uchazeč. Vyměňte ji za údaj, který platí jen o vás.

Motivační dopis: vzor pro čtyři situace

Vzory ukazují stavbu a délku. Opsaný vzor je přesně ten unifikovaný dopis, před kterým kariérní centrum varuje. Jména a údaje jsou smyšlené.

Zkušený uchazeč

Vážená paní Dvořáková,

hlásím se na pozici vedoucí zákaznické podpory, kterou jste zveřejnili na svých kariérních stránkách. Váš e-shop znám jako zákaznice a vážím si toho, že na dotazy odpovídáte do druhého dne.

Šest let vedu osmičlenný tým podpory v internetovém obchodě s elektronikou. Když jsme přepsali postup vyřizování reklamací, klesla průměrná doba vyřízení z devíti dnů na čtyři. Tuto zkušenost bych ráda využila u Vás při chystaném rozšíření podpory o víkendy.

O své práci Vám ráda řeknu víc osobně. Zastihnete mě na telefonu každý den po 15. hodině.

S pozdravem

Jana Nováková

Absolvent bez praxe

Chybějící praxi nezastírejte. Nahraďte ji tím, co doložit můžete: školní prací, brigádou, stáží nebo dobrovolnictvím.

Vážený pane Nováku,

reaguji na Vaši nabídku místa juniorního datového analytika. V červnu jsem dokončil bakalářské studium statistiky a hledám první zaměstnání v oboru.

Praxi v oboru zatím nemám, mohu ale ukázat, co umím. V bakalářské práci jsem zpracoval tři roky prodejních dat rodinného železářství a navrhl úpravu objednávek, po které majitel snížil skladové zásoby o pětinu. Práci přikládám.

V inzerátu uvádíte, že nováčky zaučuje zkušenější kolega, a o to stojím. Budu rád, když mě pozvete na pohovor, přijet mohu kterýkoli všední den.

S pozdravem

Petr Svoboda

Změna oboru

Řekněte hned v úvodu, že obor měníte, a jádro postavte na dovednosti, kterou si přenášíte.

Vážený pane řediteli,

ucházím se o místo specialistky firemního vzdělávání. Deset let učím matematiku na základní škole a do firmy přecházím poprvé.

Umím složitou věc vysvětlit lidem, kteří ji slyší poprvé, a ověřit si, že jí porozuměli. Pro kolegy jsem vedla šest školení práce s elektronickou třídní knihou a po nich ji začali používat všichni vyučující.

Chybí mi znalost Vašeho oboru a počítám s tím, že se ji budu první měsíce učit. Podklady ke školením Vám ráda ukážu při osobním setkání.

S pozdravem

Eva Malá

Přihláška na vysokou školu

Fakulty mívají vlastní zadání, někdy i s předepsaným rozsahem, a to má přednost. Jinak dopis odpovídá na tři otázky: proč tento obor, proč tato škola a co už jste pro to udělali.

Vážené paní, vážení pánové,

hlásím se do bakalářského studijního programu Ochrana životního prostředí. K oboru mě přivedl místní spolek, se kterým čtvrtým rokem měřím kvalitu vody v potoce za naší obcí.

Při měření jsem zjistila, že umím data sbírat, ale neumím je vyložit. Ročníkovou práci na gymnáziu jsem proto věnovala dusičnanům ve studnách v okolí. Ve Vašem studijním plánu mě zajímají hydrochemie a terénní cvičení, protože navazují na to, co mi chybí.

O svých plánech Vám ráda řeknu víc u přijímacího pohovoru.

S pozdravem

Tereza Dvořáková

Co do motivačního dopisu nepatří

Leták Úřadu práce ČR vyjmenovává čtyři věci, které do dopisu nepsat: soukromí a životní situaci, opsané fráze a neověřené údaje, rodné číslo a negativní informace o zaměstnavatelích. Mzdové požadavky uvádějte podle téhož letáku jen tehdy, když o ně zaměstnavatel výslovně žádá.

Převyprávěný životopis a cizí text

Výčet škol a zaměstnání má čtenář v příloze. Do dopisu nepatří ani omluvy typu vím, že nesplňuji a superlativy o firmě. Portál EURES varuje i před dopisem, který celý napsala umělá inteligence: zaměstnavatel ho pozná.

Jak dopis poslat: formát, název souboru, předmět e-mailu

Následující rady jsou zvyklost, ne pravidlo. Přednost má vždy to, co žádá inzerát. Podle kariérního centra je to první úkol, na kterém ukážete, že umíte splnit zadání.

Formát a název souboru

Kariérní centrum Univerzity Karlovy doporučuje vložit dopis do e-mailu jako samostatný dokument. Osvědčuje se PDF, protože se všude zobrazí stejně. Soubor pojmenujte tak, aby ho personalista po uložení našel: Novakova-Jana-motivacni-dopis.pdf, bez diakritiky a mezer.

Předmět a text e-mailu

Do předmětu patří pozice a jméno: Účetní, Jana Nováková, životopis a motivační dopis. Má-li inzerát referenční číslo, přidejte ho. Tělo zprávy tvoří oslovení, věta o tom, na co reagujete, výčet příloh, pozdrav a telefon. Stavbu takové zprávy popisuje návod, jak napsat formální e-mail.

Formulář, tisk a ruční psaní

Do náborového formuláře vkládejte dopis jako prostý text s oslovením i podpisem. Tištěný dopis má nahoře vaši adresu, adresu firmy, místo a datum a dole vlastnoruční podpis, v PDF stačí vypsané jméno. Rukou se píše jen tehdy, když si to zaměstnavatel vyžádá.

Pravopis a úprava

Oslovení se píše v 5. pádě, končí čárkou a první odstavec začíná malým písmenem. Podle Internetové jazykové příručky se má oslovením začít každý oficiální dopis i e-mail.

Vy, Vám, Váš

Zájmena Vy, Vám, Váš se v dopise píší s velkým písmenem, ať píšete jednomu člověku, nebo kolektivu. Podrobnosti najdete v textu o tom, kdy se píše velké Vy.

Tvary, ve kterých se chybuje

Podmiňovací způsob zní rád bych, rádi bychom, abyste, jak vysvětluje text bychom, nebo bysme. Ve větě zaujala mě Vaše nabídka je čtvrtý pád, proto krátké mě, a rozdíl ukazuje přehled mě, nebo mně.

Datum a odstavce

Místo odeslání se podle příručky píše v 1. pádě a od data se neodděluje čárkou. Zápis dne a měsíce shrnuje text, jak psát datum v dopise. Odstavce oddělujte prázdným řádkem.

Sedm chyb, které motivační dopis shodí

1. Jeden text pro všechny. Dopis bez jediné věty o firmě se pozná hned.
2. Převyprávěný životopis. Dopis má jednu věc rozvést, ne opakovat seznam.
3. Vlastnosti bez dokladu. Spolehlivý a pečlivý o sobě napíše každý.
4. Příliš dlouhý text. Co se nevejde na jednu stranu, patří k pohovoru.
5. Jméno jiné firmy. Zbytek po předchozím dopise bývá v oslovení nebo v názvu souboru.
6. Chybějící výzva. Bez nabídky setkání zůstává další krok na čtenáři.
7. Pravopis v oslovení. Vážený pane Novák je první, co adresát uvidí.

Ostatní školní útvary i praktické texty srovnává přehled slohových útvarů.

Časté otázky

Jak napsat motivační dopis?

Oslovte jménem člověka, který výběr vede, v prvním odstavci uveďte pozici a důvod, proč vás zajímá tato firma, ve druhém jeden konkrétní doklad toho, co umíte, a ve třetím nabídněte setkání. Rozsah je půl až jedna strana A4.

Jak dlouhý má být motivační dopis?

Půl až jednu stranu A4, tedy tři až čtyři odstavce. Shodují se na tom Kariérní centrum Univerzity Karlovy i evropský portál EURES.

Jaký je rozdíl mezi motivačním dopisem a průvodním e-mailem?

Průvodní e-mail jsou tři až čtyři věty v těle zprávy: kdo píše, na jakou pozici reaguje a co posílá v příloze. Motivační dopis je samostatný dokument v příloze o tom, proč se hlásíte a co nabízíte.

Jak začít motivační dopis?

Oslovením v 5. pádě s čárkou, například Vážená paní Dvořáková, a první větou, která jmenuje pozici a místo, kde jste nabídku našli.

Jak napsat motivační dopis bez praxe?

Chybějící praxi přiznejte jednou větou a nahraďte ji tím, co doložit můžete: školní prací, brigádou, stáží nebo dobrovolnictvím.

Co napsat do motivačního dopisu při změně oboru?

V úvodu řekněte, že obor měníte a proč. Jádro postavte na dovednosti, kterou si z dosavadní práce přenášíte, a doložte ji příkladem. Co vám zatím chybí, pojmenujte sami.

V jakém formátu motivační dopis poslat?

Pokud inzerát neurčuje jinak, jako samostatný soubor PDF v příloze e-mailu, pojmenovaný příjmením a jménem. Do předmětu zprávy napište pozici a své jméno.

Mám v motivačním dopise uvádět požadovanou mzdu?

Jen když o to zaměstnavatel výslovně žádá. Tak to uvádí leták Úřadu práce ČR k životopisu a motivačnímu dopisu.