Jak oznámit zrušenou akci, když náhradní termín ještě neznáte

Jedna akce se ruší, další termín ještě neexistuje a část návštěvníků už měla přidělené místo. Oznámení má nejprve říct, zda mají v původním čase vůbec přijít. Potom oddělte dnešní rozhodnutí od informace, kterou můžete potvrdit až později.

Uveďte přesný termín, který se ruší

V modelu komunitní centrum ruší nedělní tvůrčí dílnu. Sobotní dílna se stejným názvem proběhne. Věta Víkendová dílna je zrušena by vyvolala nejistotu u obou skupin. Napište raději Nedělní dílna 15. března v 10.00 se nekoná. Sobotní dílna 14. března proběhne podle plánu.

Při zápisu data se držte jedné podoby. Čtenář ji pak snadno srovná s potvrzením rezervace. Pro formát termínu pomůže návod k zápisu data a času.

Vzor pro situaci bez náhradního termínu

Nedělní tvůrčí dílna 15. března se nekoná

Nedělní dílnu v 10.00 rušíme. Sobotní termín pokračuje podle plánu.

Pokud jste byli přihlášení na neděli, ozveme se vám do středy s informací, zda se podařilo najít náhradní termín. Teď nám nemusíte psát ani znovu vyplňovat přihlášku.

Chcete-li upozornění poslat na jinou adresu, napište pořadateli a uveďte jméno z přihlášky.

Zpráva slibuje další informaci, ne náhradní termín, který pořadatel ještě nezná. Podmínku uvedenou v poslední větě využijí jen lidé se změněným kontaktem.

Oddělte veřejnou ceduli a zprávu přihlášeným

Na veřejnou stránku a dveře dejte datum, čas a informaci, že se akce nekoná. Přihlášeným můžete navíc napsat, co mají dělat se svou rezervací. Každý kanál má zodpovědět otázku člověka, který ho právě čte. Hromadný příjemce může potřebovat jen potvrzení, že se sobotní akce změna netýká.

Když se zrušená akce objevila ve více kalendářích, opravte i samotnou událost. Zpráva ve vlákně může zapadnout, zatímco připomínka z kalendáře lidem stále přijde. Čitelnost veřejných údajů pomáhá prověřit průvodce zápisem údajů v oznámení.

Připravte si další oznámení předem

Ještě před rozesláním určete, kdo ve středu rozhodne a kde novou informaci zveřejní. Jestli náhradní termín ani tehdy nenajdete, napište, že se zatím nepotvrdil. Pokud vyžadujete nové potvrzení účasti, uveďte to jasně i s termínem. Pokud původní přihlášky přenesete, řekněte, jak má postupovat člověk, kterému nový čas nevyhovuje.

• Zrušte nebo opravte připomínky u neplatné události.
• Ověřte, že stejná informace je na webu, ve zprávě a případně u vstupu.
• Určete termín příští informace i člověka, který ji odešle.

Co napsat člověku, který už si podle akce zařídil cestu

Přihlášený člověk může oznámení číst v autobuse nebo krátce před odjezdem. První věta musí být použitelná i bez dalšího kontextu. Pokud vedle nedělní dílny probíhá ve stejném sále jiná akce, uveďte název a hodinu. Nespoléhejte na to, že si člověk vybaví původní text pod jiným názvem. Údaje porovnejte s potvrzením rezervace, které lidé skutečně dostali.

U některých akcí řeší účastníci i věci, které už odevzdali, například vlastní materiál nebo nástroj ponechaný v místnosti. Sdělte, kdy a kde si jej mohou vyzvednout, pokud to víte. Když se tento detail týká jen několika lidí, napište jim zvlášť. Hlavní oznámení tak stále čitelně říká, že nemají přijít na zrušený termín. Pokud není výdej dohodnutý, dejte jim kontakt a skutečný termín příští informace.

Nakonec si připravte odpověď na otázku, zda se může člověk přesunout na sobotní termín. Pokud je sobotní dílna plná, obecné doporučení přijít v sobotu by přidalo problém. Jestli volná místa jsou a máte způsob potvrzení, uveďte konkrétní krok v individuální zprávě. Vlastní oznámení ponechte platné i pro člověka, který se na náhradní možnost ptát nebude. Všechny kanály pak porovnejte v okamžiku, kdy je rozhodnutí definitivní. Kalendář, web a zpráva musí odkazovat na stejný termín.

Časté otázky

Má v oznámení být důvod?

Krátké věcné vysvětlení pomůže, pokud je potvrzené a vhodné pro veřejnost. V první větě má zůstat informace o akci.

Co když se část programu koná dál?

Pojmenujte každou dotčenou část samostatně a uveďte, v jakém čase má návštěvník přijít.