Při kontrole oznámení začněte údaji, podle kterých čtenář jedná. Musí najít datum, čas, místo a případný termín odpovědi. Potom projděte čísla, názvy svátků a oslovení. Na konci porovnejte oznámení s přílohou nebo formulářem.
Oddělte čas akce od termínu odpovědi
Formulace Setkání se koná 17. února od 9.30 do 11.00. Účast potvrďte do 12. února. dává každému termínu vlastní větu. Pokud se text může číst i po přelomu roku nebo má zůstat v archivu, doplňte letopočet. U digitální pozvánky po změně zkontrolujte také údaj v kalendáři. Podrobnosti o zápisu uvádí návod jak psát datum a čas.
Sjednoťte pořadí, počty a částky
V zápisu 12. ročník, 30 míst, 1 250 Kč tečka označuje pořadí, zatímco počet a částka ji uvnitř věty nepotřebují. Letopočet 2027 nečleňte. Když je v oznámení víc částek, porovnejte je s podklady a držte stejný způsob zápisu. Přehled dalších případů nabízí článek číslovky číslicí, nebo slovy.
Rozlište adresnou zprávu a text pro veřejnost
Na vývěsce můžete napsat Pokud jste se už přihlásili, místo vám potvrdíme e-mailem. V adresném úředním dopise se stejnou informací použijete Vám. Pokud se z oznámení stane zpráva pro konkrétní osobu, změňte oslovení a projděte celý text včetně závěru. Příklady podle situací najdete v článku o velkém a malém vy.
U oznámení provozu kolem svátků si označte, kdy píšete o konkrétním dni. Na Nový rok máme zavřeno znamená 1. ledna. Přání hodně zdraví do nového roku se vztahuje k nadcházejícímu roku. Podobné dvojice ukazuje přehled velkých písmen v názvech svátků.
Rozvrhněte údaje tak, aby se daly rychle najít
Pro krátké oznámení jsou vhodné samostatné řádky Začátek: 9.30 a Konec: 11.00. Po dvojtečce následuje mezera. V zápisu 09:30 je dvojtečka uvnitř údaje. Při závěrečné kontrole ověřte také ostatní interpunkční znaménka a mezery.
Ukázka kontroly na jednom oznámení
Rozpracovaný text: 12 ročník setkání bude 17.2. od 9:30–11:00, máme 30. míst. Pokud máte zájem, přihlaste se do 12.2.
12. ročník setkání
Termín: 17. února od 9.30 do 11.00
Kapacita: 30 míst
Přihlášky: do 12. února
Po úpravě jsou oba termíny na samostatných řádcích, pořadí má tečku a počet míst je bez tečky. Než oznámení zveřejníte, doplňte místo a uveďte, jak se lidé přihlašují. Pokud rozesíláte oznámení e-mailem, pomůže také průvodce pracovní korespondencí zkontrolovat předmět, příjemce a přílohy.