Jak napsat omluvu: omluvný email, vzory a hotové formulace
Omluva, která funguje, má čtyři části: pojmenuje, co se stalo, převezme odpovědnost, řekne, co s tím uděláte, a obejde se bez výmluv. Písemně na to stačí pět až osm vět, tedy zhruba 80 až 150 slov. Slovo omlouvám se patří hned do první věty a za ním nesmí následovat ale ani jestli.
Ve zkratce
- Začněte omluvou a konkrétní věcí: Omlouvám se, že jsem podklady neposlal v pátek.
- Odpovědnost vyjadřuje první osoba: zapomněl jsem, přehlédli jsme. Ne došlo k nedorozumění.
- Řekněte, co uděláte a dokdy. Slib bez termínu adresát těžko ověří.
- Vysvětlení smí mít jednu větu a nesmí přesouvat vinu na adresáta.
- Píše se omlouvám se za zpoždění a omlouvám se, že jdu pozdě, s čárkou před že.
- Pardon je hovorové slovo. Do dopisu a pracovního e-mailu patří omlouvám se nebo promiňte.
Z čeho se skládá omluva, která funguje
Následující čtyři části jsou praktické doporučení, ne jazykové pravidlo. Dobrou omluvu poznáte podle toho, že by ji adresát dokázal převyprávět: co se stalo, kdo za to může a co bude dál.
Pojmenujte, co se stalo
Obecné omlouvám se za komplikace nic neříká, protože adresát neví, jestli víte, co jste způsobili. Napište to věcně a vlastními slovy: poslali jsme Vám jinou velikost, než jste objednala, skočil jsem ti na poradě do řeči.
Převezměte odpovědnost
Odpovědnost se pozná na gramatice. Udělal jsem chybu a chyba je na naší straně ji přebírají. Neosobní stala se chyba nebo došlo k pochybení ji rozpouštějí.
Řekněte, co s tím uděláte
Uveďte, co už jste udělali, co uděláte a dokdy: opravenou fakturu posílám v příloze, podklady dodám ve středu do dvanácti hodin. Slibujte jen to, co máte ve svých rukou.
Vysvětlení ano, výmluva ne
Jedna věta o příčině je v pořádku, pokud adresátovi pomáhá pochopit, že se chyba nebude opakovat. Výmluva začíná tam, kde vysvětlení zmenšuje váš podíl: měl jsem toho moc, kolega mi to nepředal, nikdo mi neřekl. Věta, ve které je podmětem někdo jiný než vy, do omluvy většinou nepatří.
Stavba omluvy krok za krokem
Písemná omluva má pět částí a žádná z nich není dlouhá. Nejdůležitější sdělení, tedy samotná omluva, stojí v první větě po oslovení, ne až ve třetím odstavci.
Oslovení
Volí se podle vztahu: Vážená paní Nováková pro zákazníka a oficiální styk, Dobrý den, pane Dvořáku pro běžnou pracovní domluvu, Ahoj Martine a Milá Evo pro lidi, se kterými si tykáte. Pády, tituly a čárky rozebírá text o tom, jak psát oslovení v e-mailu.
Úvod: omluva a věc
První věta spojuje omluvu s tím, čeho se týká: omlouvám se, že jsem nedodržel termín, na kterém jsme se domluvili.
Jádro: odpovědnost a náprava
Druhý odstavec říká, kde vznikla chyba a co s ní děláte. V krátkém e-mailu se obojí vejde do tří vět.
Zakončení a podpis
Na konec patří jedna věta, která otevírá další krok: nabídka jiného termínu, otázka, zda navržené řešení vyhovuje, nebo kontakt, na kterém jste k zastižení. Pak pozdrav a celé jméno, v pracovní poště i funkce.
Hotové formulace a rozdíl mezi omluvou a neomluvou
Formální sloupec počítá s vykáním a zájmenem Vy s velkým písmenem, méně formální s tykáním.
| Situace | Formálně | Méně formálně |
|---|---|---|
| pozdní odpověď | Omlouvám se za pozdní odpověď. | Promiň, že se ozývám až teď. |
| nesplněný termín | Omlouvám se, že jsem nedodržel dohodnutý termín. | Omlouvám se, do pátku jsem to nestihl. |
| chyba v podkladech | Omlouvám se za chybu ve faktuře. Opravenou posílám v příloze. | Promiň, v tabulce jsem měl chybu. Posílám opravenou. |
| převzetí odpovědnosti | Chyba vznikla na naší straně. | Je to moje chyba. |
| nevhodný tón | Omlouvám se za tón svého včerejšího e-mailu. | Mrzí mě, jak jsem s tebou včera mluvil. |
Omlouvám se, jestli se vás to dotklo
Věta omlouvám se přiznává čin. Věta omlouvám se, jestli se vás to dotklo zpochybňuje, že se něco stalo, a problém přesouvá do citlivosti adresáta.
Jak takovou větu opravit
Nahraďte podmínku skutkem. Místo omlouvám se, jestli jsem byl nepříjemný napište omlouvám se, že jsem na vás zvýšil hlas.
Vzory omluvy pro čtyři situace
Do svého textu vždy doplňte konkrétní věc, příčinu a termín nápravy, jinak z nich zbude jen šablona.
Omluvný e-mail zákazníkovi
Vážená paní Nováková,
omlouváme se Vám za to, že jsme Vaši objednávku z 3. března odeslali o týden později, než jsme slíbili. Chyba vznikla u nás ve skladu: zásilku jsme označili jako odeslanou dřív, než opravdu odešla.
Balík je od dnešního rána u dopravce a doručen bude zítra. Dopravné Vám vracíme na účet, ze kterého jste platila.
Pokud Vám zítřejší doručení nevyhovuje, napište mi a domluvíme jiný den.
S pozdravem
Petr Dvořák
zákaznický servis
Omluva nadřízené za nesplněný termín
Vážená paní ředitelko,
omlouvám se, že jsem podklady k rozpočtu neodevzdal v pátek, jak jsme se domluvili. Špatně jsem odhadl, kolik času zabere kontrola dat z poboček, a neřekl jsem Vám to včas.
Úplné podklady pošlu ve středu do dvanácti hodin. Tabulky za tři pobočky, které jsou už zkontrolované, přikládám k tomuto e-mailu, aby se s nimi dalo pracovat hned.
Příště se ozvu ve chvíli, kdy bude termín ohrožený, ne až po něm.
S pozdravem
Jan Novák
Omluva kolegovi
Ahoj Martine,
omlouvám se za to, jak jsem na včerejší poradě mluvila o tvém návrhu. Skočila jsem ti do řeči a odmítla jsem ho dřív, než jsi ho stihl vysvětlit. Bylo to nefér a před ostatními dvojnásob.
Večer jsem si návrh přečetla celý a mám k němu dvě otázky. Našel by sis na ně zítra čtvrt hodiny? Ve čtvrtek pak na poradě řeknu, že jsem ho odmítla předčasně.
Jana
Osobní omluva blízkému člověku
Milá Evo,
v sobotu jsem nepřišla na tvoji oslavu a ani jsem se neozvala. Žádnou výmluvu nemám: termín jsem si nezapsala a vzpomněla jsem si až v neděli ráno. Mrzí mě to, protože vím, že jsi se mnou počítala.
Ráda bych to napravila. Hodila by se ti příští sobota? Přijedu za tebou a večeři obstarám já.
Promiň.
Jana
Co do omluvy nepatří
Každá věta, která hájí pisatele, ubírá váhu větám, které uznávají chybu.
Výčitky a protiúčet
Věty typu ty jsi ale taky nebo kdybyste nám to poslali dřív mění omluvu ve spor.
Fráze a přehánění
Obraty omlouváme se za případné nepříjemnosti a děkujeme za pochopení zná adresát z automatických odpovědí a přeskočí je. Nepomáhá ani přehánění typu je to neodpustitelné: malé chybě odpovídá krátká omluva.
Právní stránka
Tento text radí se stylem a jazykem. Právní stránku věci, například reklamaci nebo náhradu škody, neřeší. Jak formulovat výhrady z druhé strany, popisuje text o tom, jak napsat stížnost.
Jak omluvu poslat: e-mail, dopis, zpráva, ručně
Žádný jazykový zdroj neurčuje, jakou cestou se má omluva poslat, jde o zvyklost. Rozumné vodítko je odpovědět stejnou cestou, jakou věc vznikla, a u vážnější chyby zvolit cestu o stupeň osobnější.
| Forma | Kdy se hodí | Na co si dát pozor |
|---|---|---|
| pracovní chyba, zákazník, zpoždění, nesplněný termín | věcný předmět zprávy, například Omluva za zpoždění objednávky | |
| dopis | oficiální omluva firmy nebo instituce, vážnější pochybení | vlastnoruční podpis konkrétní osoby s funkcí |
| zpráva v telefonu | drobnost mezi lidmi, kteří si tykají, zpoždění na cestě | vážnou věc nevyřizujte dvěma slovy a smajlíkem |
| ručně psaný lístek | osobní omluva blízkému člověku | čitelné písmo, žádné předtištěné verše |
| osobně nebo telefonem | vážné ublížení, citlivá věc | dohodnutou nápravu potom potvrďte písemně |
Kdy omluvu odeslat
Co nejdřív po tom, co chybu zjistíte, u nesplněného termínu ještě před jeho vypršením. Pracovní omluvu stavte podle stejných zásad jako jinou úřední poštu, které shrnuje návod, jak napsat formální e-mail.
Omluva není omluvenka
Omluva žádá o prominutí chyby, omluvenka oznamuje důvod nepřítomnosti. Rodičům poslouží samostatný postup, jak napsat omluvenku do školy.
Pravopis a úprava: omlouvám se za, promiňte, pardon
Správný tvar je omlouvám se, protože nedokonavé sloveso zní omlouvat. Tvar omluvám se je chybný.
Omlouvám se za co a komu
Slovník spisovné češtiny i Slovník spisovného jazyka českého uvádějí vazbu s předložkou za: omluvil se za nezdvořilost, omluvit se za zapomnětlivost. Důvod nepřítomnosti se připojuje předložkou pro: omluvit se pro nemoc. Adresát stojí ve 3. pádě: omlouvám se Vám.
Čárka před že a kolem prosím
Po omluvě často následuje vedlejší věta a před spojkou že se píše čárka: omlouvám se, že odpovídám pozdě, promiňte, že obtěžuji. U slova prosím Internetová jazyková příručka Ústavu pro jazyk český připouští zápis s čárkami i bez nich, správně je tedy Přijměte prosím mou omluvu i Přijměte, prosím, mou omluvu.
Omlouvám se, omluvte, promiňte
Oba slovníky mají u slovesa omluvit i příklad omluvit něčí zpoždění. Věta Omluvte prosím mé zpoždění je tedy v pořádku stejně jako Omlouvám se za zpoždění. Promiňte, že označuje Slovník spisovné češtiny za zdvořilostní obrat. Při tykání se píše promiň, při vykání promiňte.
Pardon
Citoslovce pardon přišlo z francouzštiny a vyjadřuje žádost o prominutí nebo dovolení. Slovník spisovné češtiny i Akademický slovník cizích slov ho označují jako hovorové. V dopise a v pracovním e-mailu ho nahraďte slovesem.
Mrzí mě to, Vy a pozdrav
Ve větě mrzí mě to je 4. pád, a proto krátké mě. Pomůcku nabízí text o tom, kdy psát mě a kdy mně. Zájmena Vy, Vám a Váš se podle příručky píšou v dopise s velkým písmenem, podrobnosti má přehled, kdy psát Vy s velkým písmenem. Oslovení končí čárkou a text pokračuje malým písmenem. Za S pozdravem se nepíše žádné znaménko.
Sedm chyb, které omluvu pokazí
- Podmínka místo přiznání. Omlouvám se, jestli není omluva. Napište, co jste udělali.
- Ale hned za omluvou. Co následuje po ale, čte adresát jako obhajobu.
- Neosobní vazby. Došlo k pochybení neříká, kdo chyboval. Pište pochybili jsme.
- Chybějící náprava. Bez věty o tom, co bude dál, zůstane jen lítost.
- Dlouhé vysvětlování. Tři odstavce o příčinách vyzní jako výmluva.
- Omluva až na konci. Patří do první věty po oslovení.
- Tvar omluvám se a pardon v dopise. Správně je omlouvám se, hovorové pardon nechte mluvené řeči.
Ostatní školní útvary i praktické texty srovnává přehled slohových útvarů.
Časté otázky
Jak napsat omluvu, aby nevyzněla jako výmluva?
Začněte slovy omlouvám se a hned pojmenujte, co se stalo. Odpovědnost vyjádřete první osobou, příčinu shrňte nejvýš jednou větou a přidejte, co uděláte a dokdy.
Jak dlouhá má být písemná omluva?
Na běžnou pracovní nebo osobní omluvu stačí pět až osm vět, zhruba 80 až 150 slov.
Jaký je rozdíl mezi omlouvám se a omlouvám se, jestli se vás to dotklo?
První věta přiznává čin, druhá ho podmínkou zpochybňuje a problém přesouvá na citlivost adresáta. Podmínku nahraďte skutkem: omlouvám se, že jsem na vás zvýšil hlas.
Píše se omlouvám se za zpoždění, nebo omlouvám se o zpoždění?
Správně je omlouvám se za zpoždění. Slovník spisovné češtiny i Slovník spisovného jazyka českého uvádějí u slovesa omluvit se vazbu s předložkou za, například omluvil se za nezdvořilost. S vedlejší větou se píše omlouvám se, že jdu pozdě, s čárkou před že.
Je správně omlouvám se, nebo omluvám se?
Správně je omlouvám se. Dokonavé sloveso zní omluvit se a má tvar omluvím se, nedokonavé zní omlouvat se a má tvar omlouvám se. Tvar omluvám se je chybný.
Můžu v e-mailu napsat pardon?
Do pracovního e-mailu a dopisu se pardon nehodí. Slovník spisovné češtiny ho označuje jako hovorové citoslovce, které vyjadřuje žádost o prominutí nebo dovolení. V psaném textu ho nahraďte slovy omlouvám se nebo promiňte.
Jak napsat omluvný e-mail zákazníkovi?
Oslovte zákazníka jménem a v první větě se omluvte za konkrétní věc. Druhý odstavec řekne, kde vznikla chyba, třetí, co už jste napravili a co ještě uděláte.
Mám se omluvit písemně, nebo osobně?
Pravidlo pro to neexistuje, jde o zvyklost. Drobnou pracovní chybu vyřeší e-mail, vážnější věc nebo ublížení blízkému člověku je lepší říct osobně nebo telefonem.
