Než otevřete prázdnou zprávu, napište si jednou větou, co má příjemce po přečtení udělat. Potvrdit účast? Vyřešit problém? Posoudit žádost? Podle této věty vyberete druh zprávy a poznáte, které informace musí být hned na začátku.
Vyberte formu podle odpovědi, kterou potřebujete
- Potřebujete informaci nebo rozhodnutí od firmy, školy či instituce? Použijte formální e-mail. V první větě vysvětlete důvod a potom formulujte otázku tak, aby na ni šlo konkrétně odpovědět.
- Zvete lidi na určité místo a čas? Při psaní pozvánky přidejte způsob potvrzení a údaj, dokdy ho potřebujete.
- Popisujete, co se nepodařilo a jaký krok čekáte? Při psaní stížnosti spojte fakt, podklad a požadavek do krátkého sledu, který adresát může ověřit.
- Ucházíte se o místo? V motivačním dopisu spojte jednu potřebu zaměstnavatele s konkrétní zkušeností. Průvodní e-mail může stručně uvést pozici a přílohy.
Předmět, první věta a poslední požadavek
Předmět napište tak, aby šlo zprávu najít i po měsíci. „Prosba“ neříká, čeho se týká. „Potvrzení místnosti pro školení 18. června“ obsahuje úkol i údaj, který rozliší více podobných zpráv. V první větě navazujícího e-mailu stručně připomeňte výsledek předchozí domluvy. Na konci oddělte informaci od požadavku. „Místnost máme vybranou“ je stav. „Potvrďte prosím, že je k dispozici od devíti“ je akce.
Zvlášť zkontrolujte oslovení příjemce, pokud zprávu přeposíláte, někdo přibyl do vlákna nebo jste jako výchozí bod použili starý e-mail.
Ukázka úpravy rozpracované zprávy
Původní formulace: Dobrý den, ještě se připomínám s tou místností a potřebujeme taky vědět, jestli půjde zapojit notebook. Dejte vědět co nejdřív.
Předmět: Školení 18. června: potvrzení místnosti a vybavení
Vážená paní Horská,
navazuji na naši domluvu o školení 18. června. Potvrdíte mi prosím do středy, že je místnost k dispozici od 9 do 12 hodin? Zároveň potřebuji vědět, zda se dá notebook připojit k projektoru přes HDMI.Děkuji za upřesnění.
Eva Malá
Datum pomáhá zprávu dohledat, první otázka obsahuje termín a druhá pojmenovává konkrétní technický požadavek. Pokud má na otázku o vybavení odpovědět někdo jiný, připište k ní jméno nebo ji pošlete samostatně.
Kontrola před odesláním
- Zkontrolujte, kdo má odpovědět a kdo potřebuje zprávu pouze na vědomí.
- Porovnejte datum, čas a místo v předmětu, textu a přílohách.
- Ověřte, zda je v textu vidět požadovaná reakce a případný termín.
- Otevřete skutečně přiložené soubory. Zkontrolujte název, verzi a oprávnění ke sdílení.
- U přeposílaného vlákna projděte starší obsah a ponechte jen to, co příjemce potřebuje.
Co když příjemce odpoví jen na jednu otázku?
Navazujte v témže vlákně, pokud se požadavek pořád týká stejné věci. Poděkujte za získanou informaci a zopakujte otevřený bod. Například „Děkuji za potvrzení místnosti. Můžete mi ještě ověřit, zda je u projektoru k dispozici kabel HDMI?“ Příjemce pak přesně vidí, co má doplnit, i když původní zprávu znovu nečte.